Mechanizm podzielonej płatności (split payment) został wprowadzony jako obowiązkowy od listopada 2019 roku, służąc jako jedna z metod efektywnej walki z wyłudzeniami i przestępstwami podatkowymi. Split payment zakłada, że płatności za transakcje powyżej 15 tys. złotych brutto będą trafiały na dwa odrębne rachunki bankowe – rachunek firmowy oraz dedykowany rachunek VAT. Jak działa to w praktyce, kto musi stosować mechanizm split payment i w jaki sposób należy takie transakcje księgować?
Wprowadzenie do mechanizmu podzielonej płatności
Stosowanie mechanizmu split payment opiera się na stworzeniu dwóch odrębnych rachunków, z których na jeden (firmowy rachunek sprzedającego) księgowana jest wartość netto należnej płatności, a na drugi (dedykowany rachunek VAT) trafia należny z tytułu transakcji VAT. Środki znajdujące się na rachunku VAT przeznaczane są na:
- zapłatę podatku VAT do urzędu skarbowego,
- zobowiązania z tytułu podatku VAT dotyczącego zakupów u kontrahenta,
- CIT,
- akcyzę,
- cło,
- składki ZUS.
Zlecenie opłacenia składki na ubezpieczenie ZUS należy przesłać przy tym w formie zwykłego przelewu do ZUS z konta firmowego – bank automatycznie pobierze środki z rachunku VAT i zwróci je na indywidualne konto podatnika.
Podstawową zasadą wprowadzenia rachunku VAT jest założenie, że nie wykonuje się z niego przelewów innych, niż wskazane wyżej. Jeśli podatnik zgromadzi na subkoncie VAT pieniądze, które nie zostaną przeznaczone na powyższe należności, istnieje możliwość wnioskowania przelanie nadwyżki na konto firmowe, o ile naczelnik urzędu skarbowego wyrazi na to zgodę. Druga zasada rachunków VAT zakłada, że zgromadzone na nim środki są wolne od zajęć sądowych i administracyjnych.
Stosowanie mechanizmu split payment jest obowiązkowe od listopada 2019 roku – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy muszą dostosować się do wprowadzonej formy płatności jeśli wartość sprzedaży wynosi co najmniej 15 000 zł brutto, strony transakcji są firmami, a na FV znajduje się przynajmniej jeden towar lub usługa „wrażliwa”, a więc np. komputery i telefony komórkowe, paliwa, stal, półprodukty przemysłowe, roboty budowlane (pełną listę towarów i usług „wrażliwych” umieszczono w załączniku 15 do ustawy o podatku od towarów i usług). Powyższa lista odnosi się do towarów, przy których sprzedaży najczęściej dochodziło do nadużyć i wyłudzeń podatku VAT.
Kto i kiedy musi stosować mechanizm split payment?
Nie istnieją ograniczenia mówiące, że tylko określone firmy czy spółki podlegają obowiązkowi stosowania mechanizmu podzielonej płatności – jeśli zaistnieją wszystkie warunki wymagające wykorzystania split payment, do stosowania takiej płatności zobowiązane są zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i duże spółki oraz firmy nie będące samodzielnie płatnikami VAT ale opłacające jako nabywca fakturę z takim podatkiem. Co ważne, jeśli rozliczenie następuje w formie kompensaty, mechanizm split payment nie ma zastosowania.
Ewidencjonowanie i realizowanie płatności podzielonej
W związku z wprowadzeniem obowiązkowego split payment, podatnicy VAT sprzedający towary lub świadczący usługi „wrażliwe” oraz ich nabywcy są zobowiązani do posiadania firmowego rachunku bankowego z subkontem VAT. Dokonując sprzedaży towarów lub usług z listy z załącznika 15 do ustawy o podatku od towarów i usług, jeśli zostały spełnione warunki zobowiązujące do stosowania split payment, podatnik VAT ma obowiązek umieszczenia na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”. Co więcej, od 1 kwietnia 2020 r. dla dużych, a od lipca 2020 r. da pozostałych jednostek, konieczne jest zaznaczanie takiej informacji także w ewidencji VAT.
Przelewy w mechanizmie podzielonej płatności wykonywane są przez nabywcę z rachunku bieżącego, używając w tym celu specjalnego komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub SKOK, wskazującego na podział należności na kwotę netto trafiającą na podstawowy rachunek bankowy sprzedawcy i kwotę VAT przeznaczoną na specjalne subkonto VAT.
Nabywca nie musi przy tym znać i podawać numeru rachunku VAT sprzedawcy – płatności zlecone w formie split payment zostaną podzielone przez bank odbiorcy automatycznie i przypisane do właściwych im kont. W danych przelewu należy umieścić kwotę brutto, kwotę podatku VAT, numer faktury i NIP sprzedawcy – kwota netto trafiająca na konto bieżące sprzedawcy zostanie wyliczona automatycznie. Płacąc w mechanizmie split payment, kwota VAT pobierana jest z rachunku VAT nabywcy, natomiast kwota netto z powiązanego konta firmowego.