Samodzielne prowadzenie księgowości firmowej i wystawianie faktur może okazać się dobrym pomysłem, szczególnie dla małych i średnich firm chcących ograniczyć wydatki związane z prowadzeniem firmy. Korzystanie z dedykowanych programów do księgowości i fakturowania znacząco ułatwia zarządzanie najważniejszymi dokumentami sprzedażowymi, choć dużą rolę w ich terminowym przygotowywaniu odgrywa także dobra organizacja pracy i umiejętność porządkowania otrzymywanych dokumentów. Jak ułatwić sobie wystawianie faktur online i usystematyzować prowadzoną dokumentację firmową?
Jak porządkować dokumenty i faktury papierowe i cyfrowe?
Właściwe uporządkowanie, opisywanie i przechowywanie dokumentów niezbędnych do wystawiania faktur, a także odpowiednie katalogowanie i sortowanie samych faktur może w znaczący sposób przyspieszyć i ułatwić ich przygotowywanie. Firmy, które zdecydowały się korzystać z programów do fakturowania online startują z wygodnej pozycji – dostępne programy wprowadzają solidny system bezpiecznego przechowywania, numerowania i sortowania faktur, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie w razie zajścia potrzeby. Aby dodatkowo ułatwić sobie sprawę, warto zastosować kilka podstawowych zasad ułatwiających utrzymanie porządku w dokumentach i fakturach.
Po pierwsze, utrzymuj porządek w zamówieniach i zleceniach.
Każdy nowy dokument, jaki trafia w ręce Twojej firmy i który wymaga późniejszego przyporządkowania do określonej teczki, folderu z zamówieniami czy faktury powinien zostać na bieżąco skatalogowany i umieszczony w dedykowanym miejscu. Na komputerze możesz utworzyć folder „tymczasowy”, do którego zapiszesz od razu wszystkie pobierane pliki, zamówienia i zlecenia wymagające przetworzenia. Wewnątrz folderu tymczasowego można utworzyć dodatkowe foldery podrzędne.
Najważniejszą zasadą w jego zarządzaniu będzie jednak terminowość – nie zostawiaj dokumentów tkwiących tam cały miesiąc, porządkuj je przynajmniej dwa razy w tygodniu, a faktury staraj się wystawiać na bieżąco lub zbiorczo, w kilka dni w miesiącu.
Po drugie, zadbaj o odpowiednie opisanie wszystkich dokumentów na dysku.
Wartościową wskazówką pozwalającą przygotować dobre opisy dokumentów i folderów przechowywanych na dysku jest kierowanie się zasadą, by pliki zostały opisane tak, jak gdyby miała korzystać z nich obca osoba. Założenie to sprawdza się m.in. podczas przyjmowania nowego pracownika do firmy i wdrażania go w obowiązujący system porządkowania dokumentów. Zawsze stosuj ten sam schemat opisywania plików – nie korzystaj z domyślnych podpowiedzi, ale logicznej struktury stosowanej do wszystkich plików. Polecamy, by w nazwie znalazła się:
- data,
- nazwa dokumentu,
- firma,
- krótki opis.
Według takiego schematu plik może zostać zapisany jako 2020-10-faktura-XYZ-transakcja01. W opisie można umieścić informację czego dotyczyła transakcja lub zlecenie, ale nie warto nadmiernie rozwijać się w opisie i tworzyć niezwykle długich nazw plików.
Po trzecie, stosuj prostą hierarchię folderów i plików.
Chociaż foldery ułatwiają sortowanie dokumentów według dat, klientów których dotyczą czy innych wytycznych, po których najłatwiej odnaleźć się w stercie dokumentów, nadmiar utworzonych folderów może sprawić, że dotarcie do jednej faktury będzie wymagało przeklikania przez kilkanaście pozycji. Postaw na maksymalnie uproszczoną hierarchię folderów, stosując zasadę im mniej – tym lepiej. Przygotuj główne kategorie, a wewnątrz nich stosuj foldery z oznaczeniem roku, jakiego dane faktury będą dotyczyć. Przy dobrze opisanych plikach, odnalezienie się w takim drzewie folderów nie powinno sprawić problemu.
Wybieramy program do fakturowania online
Samo korzystanie z programu do fakturowania nie gwarantuje jeszcze ogromnego ułatwienia w pracy z fakturami – dokonując wyboru warto zwrócić uwagę przede wszystkim w stronę programów prostych, czytelnych, przygotowanych z myślą o początkujących ale i gwarantujących dostęp do wszystkich najważniejszych funkcji. Programy takie jak Melpe opierają się o czytelny panel zarządzania z prostym menu, z poziomu którego z łatwością dotrzesz do szablonów wystawiania nowych faktur, bazy kontrahentów czy historii dokumentów.
Programy tego typu są na tyle zautomatyzowane, by uzupełnianie danych w fakturach było możliwe jak najprostsze – dzięki synchronizacji z bazą GUS, dane klientów pobierane są do faktury na podstawie numeru NIP, a ich numery kont są weryfikowane z białą listą podatników VAT. Przy takim mechanizmie działania wystarczy kilka kliknięć, by przygotować nową fakturę ponumerowaną zgodnie z kolejnością wystawianych dokumentów i automatycznie przechowywaną w chmurze z możliwością dostępu z dowolnego urządzenia. Zawsze polecamy, by wszystkie faktury pobierać dodatkowo na komputer i przechowywać na zewnętrznych nośnikach pamięci, posortowane w folderach według wcześniejszych wskazówek. Przy takiej organizacji dostęp do dowolnej faktury w dowolnym momencie nie powinien sprawić większego problemu nawet nowemu pracownikowi Twojej organizacji.