Faktura zaliczkowa jest dokumentem, na podstawie którego rozliczamy dostawy, jakie mają nastąpić w przyszłości. Jest ona wliczona w cenę usługi czy też towaru, jeśli całość zamówienia przebiega zgodnie z ustaleniami. Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową i jak należy ją zaksięgować? Czy jest możliwe zaksięgowanie jej z pomocą specjalnego oprogramowania?
Kiedy wystawiana jest faktura zaliczkowa?
Reguluje to ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nią, fakturę należy wystawić w chwili otrzymania całości lub części zapłaty – w tym momencie powstaje również obowiązek podatkowy. Obowiązek wystawiania faktury zaliczkowej ciąży na podatnikach prowadzących własną działalność gospodarczą. Wystawienie faktury zaliczkowej powinno nastąpić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu wpłaty.
Co ciekawe, istnieje również możliwość wystawienia faktury przed otrzymaniem płatności, nie powinno to jednak następować wcześniej niż na 30 dni przed planowaną wpłatą.
Co zawiera faktura zaliczkowa?
Zawartość faktury zaliczkowej reguluje ustawa o VAT. Elementy te obejmują:
- datę wystawienia,
- numer faktury,
- dane dotyczące podatnika i nabywcy towarów,
- numery identyfikacyjne podatnika i nabywcy, nabywane na potrzebę realizacji obowiązku podatkowego,
- datę wykonania usługi – jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
- kwotę zapłaty,
- kwotę podatku,
- dane związane z usługą lub towarem.
Jak wygląda księgowanie faktury zaliczkowej – oprogramowanie do faktur
Wystawianie faktur na ogól kojarzy się z czasochłonnym i żmudnym zadaniem, w którym łatwo o kosztowną pomyłkę. Nie musi tak być! Obecnie istnieje szereg komfortowych rozwiązań, dzięki którym wystawisz fakturę zaliczkową i inne jej rodzaje już w kilka sekund! Jedną z takich aplikacji jest Melpe. Jak wygląda wystawienie faktury zaliczkowej z pomocą tego oprogramowania?
Wystawianie faktury z Melpe
- W głównym menu należy otworzyć zakładkę dokumenty – sprzedaż i wybrać rodzaj faktury FVZ. Możliwość założenia bazy firm umożliwia Ci szybkie wybranie klienta, z którym się rozliczasz, bez konieczności wprowadzania danych po raz kolejny od nowa.
- Aby podpiąć fakturę zaliczkową do faktury końcowej, wystarczy w zakładce “rozliczenia” zaznaczyć fakturę jako rozliczoną. Kwota, jaka pozostała do zapłaty przeniesie się do kolumny “do powiązania”. Kwota ta pojawi się w fakturze końcowej.
- Przy wystawianiu faktury końcowej, po uzupełnieniu wszystkich danych, wystarczy wejść w zakładkę “dokumenty powiązane” i wybrać wystawioną wcześniej fakturę zaliczkową.
Kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej?
Istnieje lista przypadków, przy których nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, ze względu na brak obowiązku podatkowego. Jakie to przypadki?
- świadczenie usług dostarczania prądu, gazu, ogrzewania centralnego,
- dostawa towarów przebiegająca wewnątrz wspólnoty,
- stała obsługa biurowa i prawna,
- usługi telekomunikacyjne,
- usługa dostarczania i uzdatniania wody pitnej,
- ochrona osób i mienia,
- usługi związane z leasingiem, najmem lub dzierżawą.
Jakie inne korzyści przynosi Ci korzystanie z gotowego oprogramowania do faktur?
- Krótszy czas pracy – przejrzysty układ aplikacji umożliwia Ci szybkie działanie, a możliwość tworzenia baz danych daje Ci możliwość przyspieszonego prowadzenia informacji i rozliczania firm w jednym programie.
- Przyznawanie ograniczonego dostępu pracownikom – Możesz podzielić zadania na poszczególnych podwładnych – to Ty decydujesz, w jakim stopniu będą mieli oni dostęp do informacji.
- Możliwość wystawiania faktur w różnych walutach i wersjach językowych – opcja szczególnie przydatna podczas współpracy z klientami międzynarodowymi.
- Oprócz faktury zaliczkowej możesz wystawić również proformę, fakturę do paragonu, MPP, fakturę końcową itd.
- Bezpłatny miesięczny okres testowy – zanim zdecydujesz się ponieść koszt, jaki jest zakup oprogramowania dla firmy, możesz skorzystać z 30 dni bezpłatnego testu, podczas którego przekonasz się, czy wybrane rozwiązanie jest dla Ciebie rzeczywiście dobre.
Wystawianie faktur – niezależnie od ich rodzaju – nie musi już stanowić problemu. Wykorzystując to, co oferuje Ci polecane przez nas oprogramowanie do faktur, możesz niemal w pełni zautomatyzować wykonywane zadania, co pozwoli Ci nie tylko zminimalizować błędy, lecz też znacząco skrócić czas, jaki poświęcisz na wykonywanie zawodowych obowiązków.