Windykacja należności jest problemem wielu firm, które, z obawy o utratę ważnego kontrahenta, często oczekują na opłatę przez niego zalegającej faktury na długo po upływie jej terminu. Zwlekanie z windykacją należności za niezapłacone faktury generuje zatory płatnicze i straty finansowe, co oczywiście nie wpływa pozytywnie na sytuację finansową całej firmy. Kiedy i w jaki sposób warto rozważyć windykację płatności zaległej faktury?
Stały monitoring płatności faktur – jak polubownie wyegzekwować zapłatę faktury?
Zdecydowanie najważniejszą kwestią pozwalającą zapobiec pojawianiu się wielu nieopłaconych faktur oraz problemów z windykowaniem należności za nie jest wprowadzenie reguły stałego monitoringu płatności.
Firma, która ma pełną świadomość prowadzonych transakcji, posiada swój rejestr sprzedaży, odnotowuje wszystkie powstające dokumenty sprzedażowe, wpłaty oraz terminy płatności jest w stanie szybciej zidentyfikować nawet kilkudniowe opóźnienia, a więc i szybciej przygotować przypomnienia o zalegającej zapłacie.
Monitoring płatności faktur jest niezbędny, gdy firma wystawia regularnie po kilka-kilkanaście faktur dziennie, ale może ułatwić pracę także mniejszym przedsiębiorcom. Prowadząc rejestr sprzedaży np. w programie do fakturowania możesz otrzymywać regularne przypomnienia odnośnie upływających właśnie terminów zapłaty oraz na bieżąco wprowadzać informacje o dokonanych płatnościach, oznaczając faktury jako opłacone i zrealizowane. Działania w obrębie monitoringu skupiają się na zachowaniu kontroli nad wystawianymi fakturami i należnymi za nie płatnościami oraz przypomnienia, przesyłane np. drogą mailową lub telefoniczną, informujące o zbliżającym się terminie.
W jakich sytuacjach należy zastanowić się nad windykacją płatności faktury?
Działania przypominające o terminach zapłaty realizowane w ramach monitoringu należności mogą być kojarzone z tzw. windykacją miękką, ale w rzeczywistości do czasu przekroczenia terminu zapłaty faktury przez kontrahenta są jedynie formą ułatwienia wszystkim funkcjonowania. Tak, jak firma może przeoczyć fakt nieopłacenia faktury przez jednego z kontrahentów (np. nie prowadząc sprawnego rejestru sprzedaży i płatności), tak kontrahent może przeoczyć obowiązek zapłaty faktury w terminie zupełnie niecelowo. Przypomnienia w ramach monitoringu płatności faktur mają usprawnić działanie obydwu stron, dając firmie pewność że jej kontrahent pamięta o należnej zapłacie i ma szansę zrealizować ją przed upływem terminu.
W sytuacji, gdy kontrahent nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty i przekracza termin o kilka dni, firma może rozpocząć stosowanie tzw. windykacji miękkiej, czyli stosowanie działań przypominających o przekroczonym terminie płatności i obowiązku jej zapłaty.
Windykację miękką można stosować od pierwszego dnia przekroczenia terminu zapłaty faktury i wcale nie oznacza to konieczności kierowania sprawy od razu do sądu – takie działania mogą faktycznie zniechęcić kontrahenta do dalszej współpracy, podczas gdy windykacja miękka może nakłonić do dokonania zapłaty i utrzymania relacji z firmą. Windykacja miękka daje też często szansę na poznanie przyczyn zwlekania z zapłatą – być może kontrahent zapomniał o terminie lub, z powodu oczekiwania na własne przychody, jest w stanie opłacić ją dopiero kilka dni później. W obecnych czasach, z powodu pandemii, opóźnienia w płatnościach faktur zdarzają się częściej, ale jeśli kontrahent wyraża realną chęć zapłaty i realizuje ją w przeciągu kilku dni po upływie terminu, firma może jednorazowo przymknąć oko na taki problem. Co jednak zrobić, gdy kontrahent nie odbiera telefonu, ignoruje przesyłane przypomnienia i nie reaguje na swój dług?
Sposoby windykacji płatności zaległych faktur
Pierwsze próby windykacji płatności za faktury sprowadzają się najczęściej do rozmowy osobistej, telefonicznej lub przesłania wiadomości e-mail. Współcześnie wiele firm korzysta z programów do fakturowania online takich jak Melpe, które posiadają wbudowane funkcje windykacji poprzez przesyłanie przypomnień do kontrahenta o obowiązku opłaty faktury, upłynięciu terminu zapłaty oraz z wszystkimi danymi niezbędnymi do jej wykonania. Jeśli takie działania nie skutkują, przed podjęciem działań sądowych firma może zdecydować się na skorzystanie z usług firm windykacyjnych, które przejmą ciężar dochodzenia obowiązku zapłaty faktury i postarają się nawiązać porozumienie z kontrahentem, nawet jeśli działania te będą wymagały przyjęcia zgody na rozłożenie zaległej płatności na raty. Dopiero w momencie nieskuteczności działań firmy windykacyjnej warto zdecydować się na dochodzenie spłaty drogą sądową – na tym etapie masz już pewność, że kontrahent wyraźnie odmawia spłaty faktury.
Jedyne, o czym możemy przypomnieć jeszcze na koniec to prośba, by nie zwlekać z windykacją zapłaty za fakturę. Bierność nie przyniesie skutku w postaci opłaty faktury, a miękkie przypomnienia są często wystarczające, by nakłonić kontrahenta do uiszczenia zapłaty, nie powodując przy tym problemów na relacji firma-kontrahent.