Kontrola podatkowa może przerazić każdego przedsiębiorcę. Co prawda z roku na rok ich liczba nie rośnie, ale są one coraz bardziej efektywne. Warto zdawać sobie sprawę, że Urząd Skarbowy woli kontrolować przedsiębiorstwa o ugruntowanej pozycji na rynku, ponieważ jest to łatwiejsze, tańsze i daje większe możliwości wyegzekwowania ewentualnych kar niż od tzw. słupów. Jak przygotować się do kontroli podatkowej tak, aby przeszła ona sprawnie, szybko i bez problemów?
Czym jest kontrola podatkowa?
Kontrola podatkowa to procedura, która może dotyczyć każdej firmy. Jest ona przeprowadzona po to, aby zweryfikować czy w danym przedsiębiorstwie nie dochodzi do nieprawidłowości w rozliczeniu podatków. Celem każdej kontroli jest uszczelnienie systemu podatkowego. Z zasady u jednego przedsiębiorcy przeprowadzana może być tylko jedna kontrola naraz. Zawsze jest ona przeprowadzana z urzędu, a nie na wniosek. Może być ona przeprowadzana przez organy podatkowe pierwszej instancji, czyli naczelnika urzędu skarbowego lub celnego, wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starostę, marszałka województwa, dyrektora izby skarbowej lub izby celnej.
Jak przebiega kontrola podatkowa?
Kontrola podatkowa powinna być zapowiedziana przynajmniej tydzień wcześniej, ale czasem mogą zachodzić przesłanki do przeprowadzenia kontroli bez zapowiedzi. Jednak w takich sytuacjach powinniśmy zostać poinformowani, jakie one są.
Kontrolerzy rozpoczynając u nas kontrolę powinni wylegitymować się legitymacją służbową. Dodatkowo doręczony zostanie podatnikowi dokument upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej. Następnie ustala się czy przedsiębiorca chce być przy czynnościach kontrolnych, czy ustala pełnomocnika, wyznacza się też miejsce w który przeprowadzane będą czynności kontrolne. Po kontroli sporządzany jest odpowiedni raport.
Uprawnienia kontrolerów
Kontroler ma prawo wejść do naszej firmy, a nawet do naszego mieszkania, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego ze złożoną deklaracją podatkową. Kontroler może zażądać okazania majątku podlegającego kontroli. Może też zbierać inne niezbędne materiały w zakresie objętym kontrolą i zabezpieczać dowody.
Kontrolerzy mogą zasięgać opinii biegłych i przeprowadzać spisy z natury. Wolno im także wylegitymować kogoś, aby ustalić jego tożsamość. Mogą też przesłuchiwać świadków.
Prawa i obowiązki przedsiębiorcy
Podatnik podczas kontroli podatkowej musi pozwolić kontrolerowi zrealizować całą procedurę i uszanować jego prawa. Musimy więc go wpuścić, okazać majątek, umożliwić filmowanie i fotografowanie oraz wydawać akta, księgi i dokumenty. Niezwykle istotne jest też zapewnienie kontrolującemu warunków do pracy oraz przedstawić na żądanie tłumaczenia dokumentów na język polski. Nie zapominajmy też o udzielaniu w wyznaczonym terminie wszystkich wyjaśnień.
Przygotowanie do kontroli skarbowej
Przede wszystkim przed rozpoczęciem kontroli powinniśmy sprawdzić całą naszą dokumentację i poprawić ewentualne błędy. Warto dokładnie zapoznać się z dokumentem, który zapowiada kontrolę podatkową. W nim powinniśmy znaleźć informacje jakie rozliczenia ma zamiar sprawdzić Urząd Skarbowy, jakie podatki i za jaki okres będą go interesować. To bardzo ważne, ponieważ wtedy możemy sprawdzić kompletność i prawidłowość tych dokumentów przed pojawieniem się kontrolerów.
Pamiętajmy, że jeżeli zauważymy jakieś błędy tuż przed kontrolą, to możemy je skorygować. Wystarczy wystawić korekty faktur i błędnych zapisów w księgach oraz złożyć korektę deklaracji podatkowej. Z tego względu bardzo przydatna jest tu pomoc biura rachunkowego.
Uprzedźmy pracowników o kontroli, zwłaszcza tych, którzy odpowiadają za rozliczenia. Kontrolerzy mogą mieć do nich pytania i łatwiej będzie na nie odpowiadać, gdy nasi pracownicy się przygotują.
Reprezentant podczas kontroli skarbowej
Zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorca nie może być na kontroli podatkowej. W takiej sytuacji powinien on wyznaczyć pełnomocnika. Robimy to, zgłaszając pełnomocnictwo w formie pisemnej do naczelnika urzędu skarbowego, a także do prezydenta miasta lub wójta. Wtedy to on reprezentuje nas przed Urzędem Skarbowym.
Niewątpliwie najłatwiej jest przejść kontrolę skarbową, jeżeli współpracujemy z dobrym biurem rachunkowym. Daje nam to przekonanie, że wszystko jest w porządku, ale to nie wszystko. Kontrola naszych rozliczeń może być wtedy przeprowadzana także w biurze rachunkowym, którego jesteśmy klientami.
Bardzo ważne jest również to, że biuro rachunkowe może nas reprezentować w kontaktach z organami podatkowymi, także podczas kontroli podatkowej. Niezbędne jest jednak udzielenie mu odpowiedniego pełnomocnictwa.