Usprawnienie działania firmy jest kluczowym elementem jej naturalnego rozwoju. Ostatni rok przyniósł dla przedsiębiorców wiele zmian i pierwszą od wielu lat tak nagłą konieczność całkowitego przestawienia trybu swojej pracy. Przenosząc się, przynajmniej częściowo, na pracę z domu zmusiło do znacznego usprawnienia komunikacji z pracownikami, partnerami, kontrahentami czy księgowością z pomocą narzędzi wirtualnych. Planując działania na 2021 rok warto wziąć to pod uwagę, inwestując czas w zmiany, które ułatwią przygotowanie się na takie sytuacje i pracę w nowej rzeczywistości. Jakie elementy warto wdrożyć w firmie w 2021 roku?
Wzmocnij komunikację w firmie
Komunikacja wewnątrz zespołu może być jednym z obszarów, które podczas pracy zdalnej ucierpiały najbardziej. Konieczność wyrażenia w formie pisemnej wszystkiego, co chcemy przekazać zespołowi, nawiązania dobrego poziomu porozumienia przy projektach grupowych czy zebrania wszystkich informacji odnośnie projektu w jednym miejscu bez ryzyka utraty informacji i błędnego zrozumienia poleceń to wyzwanie, na którego potrzeby warto znaleźć odpowiedni dla siebie komunikator. Jak wybierać?
Przede wszystkim, na potrzeby testowania różnych opcji warto patrzeć w stronę platform darmowych, takich jak Slack, Microsoft Teams, a w zakresie videokonferencji także Webex czy Zoom. Ważne, by platforma oferowała możliwość tworzenia odrębnych pokojów i zespołów, umożliwiała czaty indywidualne pomiędzy pracownikami, a także dawała opcję planowania spotkań i wymiany plików. Slack, przy wyborze opcji płatnej, nie ogranicza liczby wymienianych wiadomości i nie kasuje historii, co z perspektywy utrzymania ciągłości rozmów może okazać się niezwykle istotne. Programy do videokonferencji można dodatkowo wykorzystać w komunikacji z klientami oraz partnerami i kontrahentami, co oczywiście przemawia na korzyść firmy i wzmacnia możliwości wymiany informacji w sytuacjach, gdy nie ma możliwości przeprowadzania spotkań osobiście.
Popraw pracę z dokumentami: wybierz dobre oprogramowanie do faktur
Rozpoczęcie pracy z programem do fakturowania online jest niezastąpione, gdy prowadzisz samodzielną księgowość swojej firmy i chcesz sprawnie pracować z:
- dokumentami sprzedażowymi,
- rozliczeniami,
- windykacją kontrahentów,
- plikami JPK.
W 2021 roku inwestycja w dobry program do fakturowania wydaje się jeszcze bardziej istotna – możliwość sprawnego wystawiania faktur z dowolnego urządzenia i miejsca na ziemi, bez konieczności dostępu do biura, potrzeby drukowania dokumentów czy możliwości bezpośredniego spotkania z klientami czy księgowością nabiera zupełnie nowego znaczenia.
Programy do fakturowania online takie jak Melpe są niezwykle proste w obsłudze i po pewnym okresie pracy sprawiają, że wystawianie faktur dla stałych klientów jest maksymalnie zautomatyzowane. W wersji abonamentowej (dostępnej już od 6 zł za miesiąc przy programie Melpe) otrzymujesz pełen dostęp do wszystkich opcji fakturowania, księgowania, rozrachunków oraz do wygodnego programu CRM dla zarządzania szansami sprzedaży. Z perspektywy usprawniania pracy i poprawy wewnętrznej organizacji obowiązków, narzędzia takie są w 2021 roku podstawą firmowego wyposażenia.
Zwiększ produktywność swojego zespołu
Obok opisanej wcześniej komunikacji, drugim cierpiącym na pracy zdalnej obszarem działania wielu firm jest produktywność zespołu. Zorganizowanie własnej pracy w domu, w określonych ramach czasowych, z deadline’ami i projektami oczekującymi na pilną realizację jest niezwykle trudne nawet dla tych, którzy są przyzwyczajeni do pracy w home office na co dzień. Aby znacznie lepiej zarządzać pracą całego zespołu i uniezależnić się częściowo od miejsca, z jakiego pracujemy, dobrym wyborem jest przeniesienie kwestii organizacji pracy i projektów do sieci. Narzędzia takie jak Trello, Asana lub ProofHub zdecydowanie dobrze radzą sobie z podziałem zadań, tworzeniem list, przypisywaniem osób do konkretnego zadania i projektu, dodawaniem notatek, oznaczaniem wykonania kolejnych etapów czy planowaniem w kalendarzu projektów.
Dlaczego to takie istotne? W przypadku pracy biurowej można oczywiście poustawiać w obrębie biura tablice, na których rozpisane zostaną aktualnie realizowane zadania czy etapy wykonania projektów. W praktyce jednak, bez wykorzystania możliwości systemów online i wykonania solidnych notatek i list odnośnie każdego z projektu, prędzej czy później można się w nich pogubić. Narzędzia organizacji pracy są we współczesnym biznesie niezbędne, niezależnie od tego czy zarządzasz zespołem 5, 15 czy 50 osób.