Wręczenie oficjalnej wizytówki może być doskonałym sposobem na zakończenie spotkania biznesowego, zdobycie nowych kontaktów zawodowych i pozostanie w kontakcie z ważnymi klientami czy potencjalnymi partnerami. Aby jednak wywrzeć dobre wrażenie i nie popełnić gafy podczas wręczania wizytówki, warto poznać kilka obowiązujących zasad savoir-vivre, które w kwestii wizytówek są tak samo ważne jak w przypadku oficjalnych powitań, odpowiedniego ubrania czy zachowania na spotkaniach. Jak powinna wyglądać dobra wizytówka i jak należy ją wręczyć rozmówcy?
Każdy element wizytówki jest ważny
Rozpoznanie profesjonalnie przygotowanej wizytówki w gronie tandetnych, kolorowych mini-broszurek informacyjnych jest dość proste, ale gdy mamy już do czynienia wyłącznie z wizytówkami biznesowymi, wyłapanie ewentualnych błędów może być znacznie trudniejsze. Jak się jednak okazuje, zgodnie z zasadami savoir-vivre każdy detal ma znaczenie i warto się na nich skupić, przygotowując swoją wizytówkę biznesową. Na początku warto zająć się samymi jej wymiarami – standardowa wizytówka to kartonik 5×9 cm i warto się tego trzymać, by mieć pewność, że wręczona wizytówka zmieści się w wizytowniku osoby, która ją otrzyma. Ważny jest też wybór papieru, odpowiednio sztywnego i odpornego na zagniecenia, ale też nie za bardzo pstrokatego czy błyszczącego, co sygnalizować będzie brak profesjonalizmu.
Wybierając szablon wizytówki, chwilę poświęćmy czcionce. Mieszanie różnych stylów, zbyt duże napisy, niewyraźne, udające odręczne pismo – według savoir-vivre wszystkie propozycje są na nie. W profesjonalnych wizytówkach pozostajemy przy czcionce prostej, klasycznej, najlepiej w kolorze czarnym odznaczającym się na tle białego, eleganckiego kartonika wizytówki.
Wizytówki przechowujemy w wizytowniku, który podczas oficjalnych spotkań będzie symbolem profesjonalizmu i elegancji. Włożenie świeżo otrzymanych danych osobowych drugiej osoby do kieszeni spodni czy portfela pełnego kart, gotówki i prywatnych informacji, jest ogromnym nietaktem. Co zrobić, jeśli nie masz przy sobie wizytownika? Możesz zachować czasowo wizytówkę na wierzchu bądź schować ją bardzo dyskretnie do portfela, upewniając się, że się nie zniszczy i że proces jej chowania nie zwraca uwagi Twojego rozmówcy.
Jakie informacje mogą znaleźć się na wizytówce?
Zależnie od tego, jaki rodzaj działalności prowadzisz, umieszczenie niektórych informacji na wizytówce może być konieczne lub zbędne. Aby ta wyglądała profesjonalnie i była zgodna z zasadami savoir-vivre, warto jednak ograniczyć się do najbardziej podstawowych danych: imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, nazwa i adres firmy, telefon kontaktowy, adres mailowy oraz adres strony internetowej powinny w zupełności wystarczyć. Jedną stronę wizytówki warto pozostawić pustą, by osoba ją odbierająca mogła poprosić o dodatkowe informacje lub zapisać krótką notatkę o właścicielu wizytówki na odwrocie. Pustej przestrzeni nie należy wykorzystywać jako miejsca do przedstawienia swojej oferty.
Savoir-vivre przy wymianie wizytówkami – o tym musisz pamiętać
Przygotowanie eleganckiej, profesjonalnej i minimalistycznej wizytówki to dopiero połowa sukcesu i część elementów savoir-vivre, o jakich należy pamiętać podczas spotkań biznesowych. Wiedząc, że będziemy w takim uczestniczyć, zabranie wizytówki to właściwie obowiązek. Kiedy jednak zdecydować się na wymianę wizytówek z innymi uczestnikami spotkania?
Przede wszystkim, według obowiązujących zasad savoir-vivre, o momencie wymiany kontaktów i wizytówek decyduje osoba wyższa rangą. Zajmując niższe stanowisko w firmie, nie należy śmiało podchodzić do szefów, managerów i osób ważnych z wizytówką w ręce z nadzieją, że ta zostanie przyjęta – trzeba pamiętać, że nie każdy może życzyć sobie udostępnienia własnego kontaktu, ale też nie każdy chce zaśmiecać sobie portfel czy wizytownik danymi kontaktowymi osób, z którymi nie zamierza utrzymywać kontaktu.
Osoba wyższa rangą chce wymienić wizytówki. Co zrobić w takiej sytuacji? Przede wszystkim otrzymanej wizytówki nie chować od razu do portfela czy wizytownika. Wizytówkę należy przeczytać, sprawdzić, a dopiero później dyskretnie schować. Podając swoją należy to również zrobić tak, by odbiorca był w stanie przeczytać dane na wizytówce bez konieczności odwracania jej kilka razy dla znalezienia interesujących go informacji. Co do czasu wymiany – wizytówek nie wymienia się w trakcie spotkania czy posiłku, a dopiero po jego zakończeniu. W razie wcześniejszego pojawienia się na spotkaniu, można zrobić to przed jego rozpoczęciem.